《あしたのための読書:会社運営編》
★『コピー用紙の裏は使うな!』 村井哲之氏著
●「経費削減」のために、コピー用紙の裏を使用する会社も多いと思います。むしろ、環境保全と併せて、その傾向が強くなってきているんではないでしょうか?
でも、始まりは「経費削減」のためにやるんですよね?
ということは、経費削減になったか否か、その結果を検証していますか?
僕の偏見では、コピー用紙の裏を使用している会社は、経費削減をした結果が出ていないと思っています。もっと言及すれば、経費削減できたか否かを結果検証していない会社がほとんどだと思います。
もし、あなたの会社で、コピー用紙の裏側を使っているならば、一度管理部門にどれだけけ経費削減できているか聞いてみて下さい。・・・回答は「???」じゃないですか?
●僕が二代目社長のときには、コピー用紙の裏をほとんど使っていませんでした。それは、経費削減のために実施する方策として、「事前に」検証した結果、効果が期待できないという計算が出たからです。つまり、「目的」が達せられないと判断したからです。
コピー用紙は、1枚何十銭の単価です。何十銭の単価のために、本業に対する集中力が失敗したコピー用紙を「溜める」ことに向けられてしまうからです。また、そうすることで、不用意なコピーの失敗が増えてしまうと感じたからです。
当初、「実験」(仮説を実験することによって、経験という財産になります)したときにも、予想通り、会社の「機密事項」までその場所に積み上げられていました。・・・皆さんの会社でも、一度、失敗コピーを覗いてみるといいです。単価表・顧客情報・会計資料などの機密事項が多くあります。普通ならば、鍵付きの書棚に保管されている内容が、無造作に置かれています。
そしてなによりも、表裏が分からなくなり、更には、外部に出回っては、何十銭どころではありません。
だから、僕はあまり実施していませんでした。あまりと言うのは、「経費削減策」としては効果が薄く、その「リスク」の大きさを「実証」によって得たことを社内で説明し、「環境保護・物を大切にする」ための再利用を発表しました。ですから、失敗コピーはほとんどシュレッダーに掛け、万が一外部に出ても支障のない物だけバツ印を付けて、A4のみ利用としました。更に、利用は、メモ用紙や非保管書類とし、外部流失リスクを徹底的に避けました。
もうひとつ、「失敗クセ」を付けないためと、「お客様に良質なものを提供するクセ」を付ける訓練でもあったからです。あなたの会社が、もし、製造会社ならば、失敗しても再利用するからいいや、なんて考えもしないでしょう?
●コピー用紙に関しての僕の「経費削減策」は次の通りでした。
「根元から断つ」ということと、「各人のバラツキある力量に左右されない方策」であることを基本として検討していきました。
コピー代が減ればいいので、「コピー代そのもの」の低減を納入先と交渉しました。また、パソコンプリンター代と比較し、そのときの対象はプリンター出力の方が安かったので、業務用はコピー出力ではなく、プリンター出力としました。更に、プリンターの磨耗を考慮して、カラーはプリンター、しかも専用機としました。
次に、紙代を低減するために、みんなで全国から紙を取り寄せてみました。価格+紙質を加味して検討しました。
そして、もうひとつ忘れてはいけないのが、「デッドストック」の削減です。方々に不用意に発注された予備紙を1カ所に集めて、A4中心の書類体系にしていきました。予備紙もお金で支払っているんですから金利が掛かっているんですよ。その分のキャッシュを本業に活かすのが経営です。また、紙サイズを統一すると、ファイルや書棚などのデッドも減少し、更には「見栄え良く」なっていきます。
最後に、もっとも大事なこと・・・「紙」書類を減らすことです。紙の回覧物の内、PCデータでよいものはデータ保存にし、従来、全員に配布していた書類で回覧・掲示可能なものを検討し、会議等もPCによるペーパレス化を進めていきました。
僕のプロフィールにもあるように、毎年、経費を10%以上削減し続けることに成功しました。経費削減は、一時のものではなく、恒久的に取り組む姿勢が重要です。
以上のように、二代目社長のあなたの「考え・目的」を社内に浸透させ、経費削減の「しくみ」をつくることが重要であり、更には、その目標が達成されたときには、社員にどう「還元」されるかが決め手です。「無駄なコストを削減し、その結果得た利益をみなさんの給料に反映した方がいいでしょう?だから、みんなで考え、みんなで取り組みましょうよ」
●本書の著者・村井氏は、コスト削減のコンサルタントであります。それ故、数々のコスト削減の具体例の実証結果を持っており、そのための方策や、うまくいった会社の特徴を知っています。
「コピーの裏側を使え!」
と号令を掛けている社長の会社では、コピーの裏側を使うという手段が目的化しており、本来の経費削減という目的がない状況がほとんどだと推測しています。
また、本書でも記載されていますが、コストダウンには、首切りをはじめ、間違った解釈のリストラが連想されますが、日本が世界に誇る「トヨタ」は常にコストダウンを意識しています。そのコストダウンは、単なる納入会社への圧力による単価の値下げではなく、仕様の改良等のアイディアの結果として、みんなで「考え」、みんなが「潤う」方法を模索しています。
そういう本来のコストダウンに対する姿勢を培った組織だからこそ、体力のある企業へと成長し、市場から支持される企業に変貌していったのであると思います。
コストダウンは一時のものではなく、強靭な組織をつくるための礎です。そして、そのことは一社員・納入会社も含めた、みんなのためになる方策であり、みんなの知恵が結集するしくみでなければ成功しません。
●おすすめ度→★★★★☆
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●話が長くなったので今日は触れませんでしたが、「電気」を間引きしたり、消灯することは最悪です。その僅かなコストダウンのために、社員が暗くなり、会社が暗くなります。薄暗い部屋で勉強している優等生って見ないでしょう?そして何よりも、あなたが、「お客さん」として入店したときに、薄暗い会社から購入意欲が沸きますか?電気は、お客様目線でみないと商売になりませんよ!・・・この件はまた今度。
●昨日記載の通り、ずっと越えそうで越えれなかった日計訪問者数50名(重複者除く)を一昨日越えました。不思議なもので、一旦そうなると、昨日は一気に70名近い方の訪問がありました。ありがとうございます。・・・読者のみなさんには見えない数字で、論理的な意味もありませんので、きっと僕の心の壁であったんだと思います(それも非論理的か?)。
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